“We hebben al beleid”

In de coalitieakkoorden van gemeenten voor 2022-2026 komt MVOI en de wens om hieraan te werken meer terug dan in de vorige bestuursperiode. Mooie voorbeelden van formuleringen in coalitieakkoorden:

Coalitieakkoord gemeente Groningen 2022-2026:
“We streven naar een volledig circulaire economie, in alle sectoren, omdat het nodig is om binnen de grenzen te blijven van wat onze planeet aankan én binnen de grenzen van wat maatschappelijk verantwoord is. Ondernemen met impact geven we daarom prioriteit in ons beleid. We geven zelf het goede voorbeeld door circulair en maatschappelijk verantwoord in te kopen. Door bijvoorbeeld een eerste belangrijke klant te zijn voor Groningse bedrijven die een circulair product ontwikkelen, kunnen we actief bijdragen aan de omslag die in de economie gemaakt moet worden.”

Coalitieakkoord gemeente Emmen 2022-2026:
“Wij geven het goede voorbeeld door sociaal en duurzaam inkopen op te nemen in ons inkoop- en aanbestedingsbeleid. We zorgen dat er in ons beleid een goede balans is tussen lokaal, duurzaam en economisch inkopen. Door als gemeente voorbeeldgedrag te tonen, stimuleren we ook andere organisaties om maatschappelijk verantwoord in te kopen. We stimuleren ondernemers om in te zetten op duurzaamheid en maatschappelijke impact en betrokkenheid en zorgen voor een gemeentelijk aanspreekpunt voor impactondernemingen. Bij inkopen en aanbesteden gunnen we onze opdracht daar waar mogelijk aan lokale bedrijven. Dit werkt stimulerend voor de regionale economie.”

Door de bestuurlijke visie op MVOI vast te leggen in het coalitieakkoord geeft een college richting aan beleid en onderstreept het de (ervaren) urgentie van MVOI.

Het Nationaal Plan MVI (2021) en het Manifest MVOI (2022) bieden een bruikbaar landelijk beleidskader. Daarnaast is het waardevol een gemeentelijk (beleids-)kader te schrijven. Dit helpt om een doorvertaling te maken naar afdelingsniveau. Uiteindelijk zou elk afdelingsbeleid op inkoop hiernaar terug te voeren moeten zijn. Zo draag je zorg voor een integrale aanpak van inkopen met impact.

MVOI-beleid helpt om vanuit een kader samen aan MVOI te werken, een gezamenlijke richtlijn te creëren. Zoals een programmamanager MVI het verwoordde:“Ik ga altijd oprecht kennismaken. Ik vraag: wat zijn de uitdagingen? Als ruggengraat heb ik de concerndoelstelling nodig in het gesprek: werk maken van de circulaire economie en terugbrengen van werkloosheid, zoals ook in het coalitieakkoord staat van de gemeente.  Maar primair zeg ik: kijk om je heen: het gaat overal om verduurzaming, we hebben werk aan de winkel met elkaar en we moeten laten zien dat we het al doen. Ik geef ook voorbeelden. (…) Er zijn heel veel mensen die begrijpen dat we hier een slag in moeten maken. Sommige deuren gaan niet gelijk open, dan is het wel: dit is beleid, daar moet je je aan houden.”

Een mooi voorbeeld van een MVI-actieplan is het plan van Gemeente Utrecht. De gemeente heeft een focus op: ‘MVI, tenzij’. In het plan staan per inkoopcategorie de maatschappelijke thema’s genoemd, zodat inspirerend, laagdrempelig en afgewogen keuzes worden gemaakt. Een infographic, een visuele en snelle weergave van focus per thema, maakt inzichtelijk wat de mogelijkheden voor impact zijn. Dit alles zorgt dat het uiteindelijke beleid meteen een manier is om medewerkers en anderen mee te nemen in de MVI-visie en -aanpak. Ook wordt duidelijk beschreven hoe de verankering van het plan vorm moet krijgen. Overigens is de gemeente Utrecht alweer bezig om nieuw beleid te ontwikkelen.

Sommige gemeenten maken bij het opstellen van een MVOI-actieplan gebruik van een zogenaamd ‘ambitieweb’. Dit is een voorbeeld van een werkwijze waarmee samen met collega’s MVOI-thema’s afgepeld kunnen worden en waarin bepaald wordt hoe ambitieus de organisatie kan en wil zijn op deze thema’s. Zie hier de uitleg hoe een ambitiewebsessie in z’n werk gaat. De programmamanager MVI Rotterdam zei hierover: “Ambitieweb-sessies zijn ooit begonnen in het kader van een aanbesteding. Maar we doen het ook op afdelingsniveau: kijk door je oogharen naar je afdeling: welke impact kunnen jullie maken met de euro’s die jullie uitgeven? Dat zijn onwijs leuke gesprekken en het zorgt voor draagvlak op alle thema’s. (…) Het gaat om de dialoog. In het gesprek moeten we het natuurlijk wel plotten in bestekken, maar dat lukt ons vaak wel.”

Ambitiewebsessies met een breed team
Aan dergelijke sessies doet een breed team mee, bestaande uit opdrachtgevers, beleidsmakers, inkoopadviseurs en contractmanagers. Sommige gemeenten voeren de sessies niet alleen intern uit, maar ook met de markt. Dit is een ideale vorm: op alle impactgebieden checken wat de ambitie is in de organisatie en in de (lokale) markt. Dit voelt vaak groot en ingewikkeld, maar dat hoeft het niet te zijn. Het helpt juist klein te beginnen: met sessies per impactgebied of afdeling. Uiteindelijk worden deze verschillende gebieden samengebracht, volgt een check hoe ze aansluiten op al bestaand beleid (van de afdeling), met als kader uiteraard het coalitieakkoord.

Het is daarbij essentieel om nadruk te leggen op de opdrachtgevende rol. MVOI wordt namelijk niet altijd toegepast, omdat het de opdrachtgever niet lukt of omdat die niet wil. Die opdrachtgever moet worden bereikt. De bedoeling is om MVOI vanuit management en directie zo te dragen dat het niet meer zozeer afhankelijk is van de inhoud of de afdeling inkoop, maar dat het voor iedere opdrachtgever in de gemeente gebruikelijk wordt.

Maak gebruik van bestaand Social Return beleid
Voor het bepalen van ambities is bestaand Social Return (hierna SROI) -beleid wellicht illustratief. Dit beleid stáát in veel gemeenten en regio’s al enkele jaren (succesvol). SROI-verplichtingen worden ook door opdrachtnemers serieus genomen en uitgevoerd. De opgedane kennis en ervaring op het thema SROI kan mogelijk helpen bij het vormgeven en inbedden van MVOI. De kunst is om bestaand SROI-beleid te integreren in MVOI. Betrek daarom SROI-beleidsadviseurs/coördinatoren/uitvoerders in de ambitiewebsessies. Niet alleen voor het bevorderen van inclusie, maar voor de groei naar brede impact (diversiteit, brede welvaart, etc.).

Het is belangrijk niet alleen beleid te ontwikkelen en inhoudelijke keuzes vast te leggen, maar juist ook randvoorwaarden vast te leggen en afspraken te maken ten behoeve van een succesvolle uitvoering.

Hiervoor bestaan de volgende actiepunten:

1. Leg vast dat elke opdrachtgever/budgethouder in de gemeente verantwoordelijk is voor MVOI. Beleg de verantwoordelijkheid niet bij inkoop. Iedere afdeling is verantwoordelijk om MVOI vanuit beleidskaders op te nemen en uit te voeren. Daarmee zijn de opdrachtgever/budgethouders aan zet vanaf het begin, de afdeling inkoop draait mee en ondersteunt maar is niet initiatiefnemer voor MVOI.
2. Neem MVOI standaard mee in alle aanbestedingen. In een aantal grote gemeenten is dit al de standaard in de reguliere aanbestedingen boven de €50.000 en €100.000 euro. Beleid voor inkoop beneden deze grens is niet altijd benoemd, terwijl kleine opdrachten bij sociale mkb-bedrijven een enorme maatschappelijke opbrengst kunnen hebben in de regio. Benut hiervoor de websites die er zijn met producten, diensten en werken van impact ondernemers, zoals die van Buy Social in Utrecht, Platform Goed Inkopen van Impact Noord, Kennemer Inkoop Platform in Haarlem en Voor Goed in Rotterdam.
3. Voor grote organisaties kan een Tenderboard [1] worden ingericht dat checkt hoe MVOI is opgenomen en hoe het verbeterd kan worden.
4. Voor brede inbedding van MVOI zijn adviseurs MVOI, programmamanagers of vertegenwoordigers aanwezig op directie- concernniveau.
5. Richt een MVOI-team in waarin alle functionarissen die werkzaam zijn op de terreinen duurzaamheid, circulaire economie, social return, inkoop, etc. vertegenwoordigd zijn. Dit team zoekt de verbinding met de opdrachtgevers in de organisatie.
6. MVOI-adviseurs zijn niet verantwoordelijk voor de daadwerkelijke uitvoering, maar vervullen een coachende en faciliterende rol om te zorgen dat meer medewerkers in de gemeente kennis en motivatie voor het thema ontwikkelen.
7. Inrichten van de monitoring. Bepaal welke resultaten en uiteindelijke maatschappelijke effecten je wilt zien. Ga hierover in overleg met impact ondernemers en maak concrete afspraken met hen. Sluit aan bij reeds bestaande processen/procedures, waar impact ondernemen (kort) in kan worden opgenomen. Zorg voor een frequente evaluatie op basis van de gegevens die verkregen worden uit de monitoring. Breng op basis van de evaluatie aanpassingen aan in het beleid of in de uitvoering ervan. Dit draagt bij aan de verantwoording richting het bestuur en bevordert het draagvlak onder alle stakeholders, inclusief de marktpartijen.

[1]  Een Tenderboard kan helpen bij het (verder) professionaliseren van inkoop. Wie er deel moeten uitmaken van een Tenderboard ligt niet vast. Meestal gaat het om een commissie van experts die advies uitbrengt over een aanbestedingsprocedure. Soms heeft een Tenderboard beslissingsbevoegdheid binnen een procedure. (Pianoo.nl).

Beleid alleen is geen garantie voor uitvoering in de praktijk. Een gedeeld idee over de uitvoering zorgt voor de daadwerkelijke uitvoering in de praktijk. Daar helpen uitvoeringsbeleid en/of richtlijnen bij. Diverse gemeenten hebben daarom procesbeschrijvingen of hebben een praktische aanpak die helpt bij uitvoering van MVOI-beleid. Zoals een programmamanager MVI aangeeft: “Het uitgangspunt is: het uitgeschreven kader is er, maar dat is mooi papier. We moeten dat vertalen naar de markt en naar het hier en nu en is de markt klaar voor de ambities? Samen vertaal je de uitgangspunten naar een concrete eis in de uitvraag.”

Beleid is pas nuttig als MVOI ook onderdeel is van het (dagelijks) gesprek. Op het juiste niveau. Zodat mensen met mandaat beslissen over de manier van werken omtrent MVOI (directeuren, managementteamleden of anderen met beslissingsbevoegdheid).

Een gezamenlijke beweging creëren is nodig, om te starten en door te ontwikkelen. Gemeenten met een uitgewerkt MVOI beleid zijn vaak al jaren bezig. Ze zijn gestart en hebben alle werkzaamheden steeds bij elkaar gebracht en verankerd met ondersteuning van welwillende college- en raadsleden. Oftewel, inkopen met impact over de volle breedte van de organisatie komt pas echt tot stand als het bestuur meedenkt en meewerkt bij het ontwikkelen ervan, en als ze het uitdragen binnen en buiten de organisatie.